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合规是社会和企业的系统工程

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简介【2020中国企业家十大法律风险】 意见领袖丨北京和昶律师事务所 2019年,《财富》(中文版)与北京和昶律师事务所首度携手合作,就中国企业“合规制度建设与法律风险防范”进行了

【2020中国企业家十大法律风险】

  意见领袖丨北京和昶律师事务所

  2019年,《财富》(中文版)与北京和昶律师事务所首度携手合作,就中国企业“合规制度建设与法律风险防范”进行了深度调查与研究。2020年,该调研持续推进。这一年,疫情加剧世界政治、经济格局的变化,复杂的外部环境让企业面临前所未有的不确定性与困难。坚守合规底线,妥善应对风险,增强生存和发展的韧性是企业当下的首要任务。

  1、合规的“人”与“组织”

  所有的合规风险,说到底都是“人”的风险。如何通过合规计划,让企业中所有的人达成合规的共识,这是合规的出发点也是终点。

  (1)员工和关键职位的培训

  合规,就是企业的经营行为符合国家的法律法规和商业伦理。从统一认识而言,首先,需要明确企业的价值观,也就是支撑整个合规管理体系背后的精神和文化。比如,阿里巴巴创办至今,管理模式、业务规模等不断发生着各种变化,但始终不变的就是文化价值观,即诚信。以诚信文化为核心基础和关键纽带,阿里巴巴构建出独具特色的廉洁合规机制。诚信文化贯穿于合规制度建设、廉正机构设置、反腐防控策略制定、业务决策、管理标准与行动、绩效管理等,并通过2009年出台的《商业行为准则》传递到企业各个角落,向全体员工清晰地传递公司要什么、不要什么。廉正问题上升至公司文化价值观层面,成为组织绩效管理中非常重要的指标之一。虽然也经历过聚划算等贪腐事件,但是不论是谁,只要违背《商业行为准则》,则严格查处,绝不手软。这就将每一次合规危机转变为合规教育,让合规体系成为合规文化的守护者。

  其次,要将企业的价值观,通过一套公开透明、明确具体的员工《行为准则》在全体员工中贯彻,并进行有计划、有层次、持续性的合规培训,指引员工的行为。最后,具体到生产经营中,企业还应依据自身业务特点,设定贯穿经营全流程的岗位职责,并在实践中不断

  调整、完善,让“人”成为合规的基石。问卷数据显示,在“制定合规手册和员工行为准则”“进行全面的合规培训”的调查中,选择率分别为83%和65%,说明这两项工作得到企业的充分重视。

  被法律界称为“中国企业刑事合规抗辩第一案”的“雀巢公司员工侵犯公民个人信息案”,正是由于公司完备的合规培训、切实的制度落实、有效的证据留存,才将员工的个人违法行为与企业进行了切割,有效防范了企业的法律风险。

  同时,调查数据还显示,企业普遍重视一线员工的行为规范与合规培训(此选项的选择率为65%)。却不太重视对“企业高管进行特别忠实义务的合规培训”(此选项选择率为22%)。对与合规风险紧密相关的特定主体或专业人员,比如,“中介组织专业人员的职业操守培训”的选择率更是低至9%。事实上,他(她)们都是高风险人员。尤其是新《证券法》实施后,国家下重手打击资本市场的欺诈行为,上市公司高管的忠实、勤勉义务和中介组织的“看门人”作用一再被强调,每一起财务造假行为背后,都有公司高管的失职和中介组织工作人员的失守。沸沸扬扬的瑞幸咖啡事件中,公司高管和中介组织都被卷入调查。高管意味着更高的责任和义务,中介组织也不是“橡皮图章”。不仅如此,对于国有独资、国资控股等负有保障国有资产安全的企业,还应该着重突出对特殊职责岗位人员的相关培训。但针对“国有企业进行保障资产安全职责培训”的调查数据则反映出,具有相关意识的企业不足两成。一言以蔽之,合规体系应当重视关键、特定职位岗位、关键人的合规意识培训。

  在与企业家访谈中,我们留意到,有不少受访者,尤其是实际遭遇过合规风险的企业,已经开始意识到“企业”与“员工”、“企业”与“合作方”,甚至是“企业”与“供应链”之间的风险传递问题。实践中,通过培训记录、签订承诺书以及合同特定条款的约定来切割风险,都是有效的尝试。重视企业内部培训的同时,通过交流或合作,将合规的理念传递到企业经营的全链条,相互监督和促进,为合规创造良好的内外部环境是完全必要的。

  (2)合规组织的专业性和独立性

  专业的合规人才、独立的合规部门是合规体系有效运行的关键。说到底,合规是企业对偏差行为的矫正能力。专业性保障风险识别、评估以及制度落实的准确性;独立性则直接决定了合规体系运行的效果。

  中国古话说“上行下效”,没有合规理念的企业领导层,不可能营造企业的合规文化,没有合规文化的指引,再完美的制度都会在运行中走样。企业领导层一定要在决策和日常行为中,率先遵守公司制度,贯彻企业文化,在言行中体现企业的价值观,员工才会真正领会企业的合规精神,并发自内心地认同和遵行。董事会成员更要接受定期的合规培训,并且将合规绩效纳入到领导层的绩效考核。尤其要重视业务部门负责人的合规考核,防止为了公司业绩而触碰合规红线,并以此规范业务部门的日常运营。

  有访谈者特别指出:合规人员需要法律、财务、业务、管理等多学科背景,但实践中这样的复合型人才非常缺乏。加强人才培养,推进业内的交流,使合规人员成为像会计师、律师这样的专业型人才,才能整体提高企业合规工作的效率与质量。

  比人员专业性更为重要的是合规部门在组织结构中的独立性。合规部门的职责决定了它与其他部门的不同定位。从制度制订、流程执行到调查、执纪问责及整改,本质都是管人、管事,“动人奶酪”的工作。如果将其设置到与其他部门平起平坐的位置,它就会被牵制而无法发挥应有的作用,流于形式,这是很多合规体系没有实效的根本原因所在。调查问卷中,能够做到“保证合规部门独立性”的企业数占比仅为19%,是企业合规实效不足的真实反映,中兴事件就是一个沉重的教训。提高合规部门的层级,或者由公司最高层级直接领导合规部门,从机构设置上保证独立性,赋能合规部门有效开展工作。

  为保证合规组织的独立性,董事会应对首席合规官有公开的授权,并有独立的汇报路线到公司最高领导层,保证汇报的信息不被截取或过滤,使其有能力监督高管的不当行为。同时,保证合规组织有充分的资源,也是保证其独立性的关键。不论是专业人员的引进、培养,还是提供专项资金,都是十分必要的。并且根据企业的发展阶段和风险特征等因素,不断进行调整。只有合规组织不受制于人,才能独立、有效地开展工作。

  2016年,京东的反腐公告首次披露了京东的反腐机构——“内控合规部”的工作机制。该部门是京东集团唯一被授权从事反腐行为调查的专职部门,且调查结果直接向京东集团CEO刘强东本人汇报,保障了通道的畅通、安全和调查的独立与客观。多年来,京东反腐的工作成效不仅得到业界同行和用户的认可,甚至得到了中纪委的点名嘉奖,对提升品牌影响力、信誉度起到了积极的作用,这与其合规部门的独立性和权威性是直接相关的。

  此次问卷调查中的“合规部门由董事会成员领导”、“最高管理机构评估合规体系,并维护和改进”以及“协调合规部门与业务部门,保障有效嵌入”等问题,就是提示企业家重视合规部门的独立性和有效性。调查结果显示,三项问题的选择率均不足15%。在访谈环节,受访者也重点提及,合规部门的地位在我国民营企业中是个具有普遍性的问题。独立性得不到保障,合规只能流于形式。然而,风险是客观存在的,一旦风险造成企业的实际损失,合规部门却要承担相应的责任,权责失衡恶化了合规部门的工作环境,造成人才严重流失,最终形成恶性循环。

  说到底,公司高层的合规理念,是“要我合规”和“我要合规”的分水岭,也是合规部门的独立性和制度落实的保障。刘强东曾就京东的反腐合规做出公开表态,“公司内部决不能容忍出现贪污的现象。你贪十万,我就是花一千万也要把你查出来!谁要是触碰了公司的底线,就送他去坐牢!”这掷地有声的决绝态度,正是京东集团有效合规的最好脚注。

  2、合规的“制”与“治”

  合规并不是内生于我国的公司治理文化,而是中国企业融入国际社会和应对外部风险的变革。中国企业是全球化浪潮的受益者,经过改革开放前期“引进来”的积淀,这些年我国企业也开启了“走出去”的步伐。在这个过程中,中西方企业文化、公司治理理念、商业法律规则的冲突非常明显。中国企业在“违规”与“惩戒”中开始学习与世界规则的融合,也深刻意识到规范经营对于企业存续发展的重要意义。

  同时,虽然我国刑事立法尚未确立企业刑事合规的激励机制,但在行政监管领域,政府通过强有力的立法和执法,引导、规范企业合规。2019年4月,高盛(亚洲)有限责任公司、北京高华证券有限责任公司涉嫌违规违法从事相关股票及股指期货合约交易,被证监会立案调查。该案以企业缴纳巨额行政和解金以及向监管部门承诺加强公司内控管理机制整改与建设,并在完成整改后向证监会提交书面整改报告为条件,证监会终止对其有关违法行为的调查和审理程序。这是新《证券法》实施后的首例行政和解案件,改变了过去行政执法只

  罚不改的旧思路,对于企业合规有积极的促进作用。

  外在的环境挑战和政府的监管推动,是企业合规的外因,它对企业认知的提高和制度建设起到了积极的作用。对当今中国企业而言,合规体系的搭建、制度的运行以及合规文化的培育,是企业生存、发展的基础,也是企业预防、控制和应对各类风险的有效防火墙,更是企业文化和社会责任的体现,这一认知得到了越来越多的认同。本次调查问卷的数据反映,企业以“合规经营为公司目标”的选择率,从2019年的62%上升至72%。显然,对于今天的中国企业,要不要合规已经不再是问题。

  经验表明,从组织架构层面设立一个职能部门,从管理层面建立一套制度,对于企业来说并不存在很大的困难。此次问卷调查,企业在“建立控制风险的合规程序和流程”“有专门的合规部门(或人员)”“制定合规手册和员工行为准则”等选项中,均反映出稳中有升的数据走势,印证了企业合规在建章立制方面有所行动。

  但是,有形的合规机制,与机制有效运行并发挥应有的作用,是静态的制度和动态的治理两个完全不同层面的问题。实践中,外部环境的推动,让我国企业合规管理体系的建设表现出比较明显的“实用主义”倾向。从走出去的企业,为了应对所在国监管和法律惩处,被动开启制度构建,到今天,经历中兴、华为等事件后,举国上下虽逐渐达成合规管理的共识,但企业更多还是从趋利避害的角度被动应对,缺少从完善企业管理和提升企业文化的高度理解合规的意义。

  在本次调研的访谈部分,有受访企业家指出:国资委自上而下推动合规建设,对于建立国有企业的合规意识,加强管理、控制风险都是卓有成效的。但是,这种外部推动,时常会背离企业的实际问题和具体需求,导致企业内部激励动力不足,风险管理效率低下,合规,在很大程度上停留在“面子工程”的阶段。

  与此相对照,对于已经“走出去”的大型国企、央企,他们在国际市场面临的是现实的合规风险,因此,合规体系建设相对高效和完备,且富有成效。以中兴通讯为例,2018年拒绝令事件之后,中兴通讯举上下之力,从文化建设、资源投入、流程制度到专业能力四个维度进行了企业合规体系的全面升级。中兴首席法务表示,公司已将合规作为战略基石,坚守合规经营,以大力推动科技创新为方向,努力扭亏为盈。2019年第一季度,业绩公告显示扭亏为盈,股价应声涨停。不到一年的时间,中兴通讯实现了目标。这说明只有有效的合规才能为企业创造真正和长久的价值。通过企业家访谈,我们还发现,外资企业、合资企业在合规体系建设及有效运行方面普遍做得更好、更完善。这也进一步佐证,合规体系的建设需要在完备的市场土壤里逐步培育。

  相较而言,我国民营企业身处更为复杂的外部环境,面临更高的法律处罚风险,有些违规问题更是直接加大企业的成本支出、降低企业的生产效率、损坏企业的社会形象。大型、成熟的民营企业在合规体系建设上表现出更为积极的态度。以合规风险中最具代表性的腐败贿赂为例,我国大型互联网头部企业很早就认识到预防公司内部腐败对一个企业长续经营的重要性,非常重视反舞弊、反腐败的内部审查制度建设。比如,阿里巴巴设置了“阿里巴巴廉正合规部”,京东成立了“内控合规部”,百度则设立了“职业道德建设部”等,并且在具体实施运行中,有一系列落地措施,将合规放到公司的战略高度,对企业的成本控制、管理效率的提高,乃至企业文化建设,都起到积极的作用。

  和头部民营企业相比,中小民营企业的合规形势却不甚乐观。访谈中,绝大多数企业家反映,这几年,外部大环境的一些积极推动的确有助于合规风险意识的建立,但更多停留在规避涉腐、涉税这类常见的的法律风险层面,没有上升到公司的软实力层面,这与他们地处更复杂的地方营商环境、面临更严峻的生存问题有很大的关系。有企业家表示,地域性行政监管与政策导向的不确定性,给企业带来的影响、威胁非常大。事实上,中小民营企业对合规风险管理的需求是真实而迫切的,但受限于人才的匮乏、成本的高昂、外部市场竞争不规范,大多数企业只能采取“发现漏洞,补漏洞;出了问题,解决问题”的策

  略来应对风险。

  综上所述,有效的合规是外部环境与内部动力的有机结合,平等的外部市场、公平的法治环境、公司治理理念的提升,缺一不可。所以,合规是一个与法治、市场、公司治理共同建设的漫长过程,不可一蹴而就,更不可拔苗助长,为企业创造良好的外部环境是整个社会的责任。

  注:以上内容摘自于北京和昶律师事务所与《财富》(中文版)共同发布的“2020中国企业家法律风险报告”。

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